Het doel van het overzicht Overhead is om de overhead bij gemeenten beter inzichtelijk te maken. Daarnaast ontstaat beter inzicht in de directe kosten die de gemeente maakt voor het leveren van haar producten en het halen van haar doelstellingen binnen de beleidsprogramma's. Ook kan door het hanteren van een eenduidige systematiek een betere vergelijking met andere gemeenten worden gemaakt. Het overzicht van het totale apparaat en de kosten van het primaire proces zijn toegelicht in de bedrijfsvoeringsparagraaf. Hiermee wordt de raad inzicht geboden in de omvang en aard van de totale apparaatskosten van de gemeente Maassluis.
De beoogde effecten zijn:
- Een transparant inzicht in de omvang en samenstelling van de overhead.
- Een efficiënte en effectieve ondersteuning van het primair proces. De overheadfunctie is dienstbaar aan de gemeente als geheel. Het is ondenkbaar dat de gemeente zijn taken kan uitvoeren zonder overhead. Tegelijkertijd is het zaak ook de efficiency van de overheadfunctie voortdurend te monitoren en indien nodig aan te passen.
Het begrip overhead
Voor de definitie van Overhead wordt aangesloten bij het BBV. Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van het primaire proces. Overhead bestaat uit:
- leidinggevenden primair proces (projectleiding valt hierbuiten);
- financiën, toezicht en controle gericht op de (eigen) gemeentelijke organisatie;
- personeel en organisatie;
- inkoop (inclusief aanbesteding en contractmanagement);
- communicatie (interne en externe communicatie, uitgezonderd klantcommunicatie);
- juridische zaken (uitgezonderd bezwaar en beroep en primaire taken als vergunningverlening);
- informatievoorziening en automatisering (ICT);
- facilitaire zaken en huisvesting (inclusief beveiliging);
- documentaire informatievoorziening (DIV);
- bestuurszaken en bestuursondersteuning;
- managementondersteuning primair proces.
Berekening kosten overhead
Het uurtarief van de overhead wordt berekend door het totaal van de lasten van de overhead te delen door het totaal aantal productieve uren.
(bedragen x € 1.000) | |
Overhead | |
Lasten overhead | 11.921 |
Aantal productieve uren | 385.400 |
Overhead per uur | 30,93 |
De brutolasten van overhead bedragen circa € 12,0 miljoen, waarvan ongeveer twee derde deel bestaat uit personele lasten. Een derde deel betreft materiële kosten, zoals onderhoud, huisvesting, schoonmaak en beveiliging. De totale productieve uren van de organisatie, voor zowel het primaire als het de ondersteuning (overhead) worden geraamd op 385.400 uur.
De toegerekende kosten van overhead aan de investeringen en de grondexploitaties worden, conform het BBV, als 'negatieve last' op het taakveld overhead tot uitdrukking gebracht. De toegerekende overhead aan investeringen en grondexploitaties bedraagt € 0,4 miljoen, waardoor de netto kosten van de overhead ca. € 11,5 miljoen bedragen.
In onderstaande tabel wordt het verloop van het overheadtarief in de periode 2020-2024 weergegeven.
(bedragen x € 1) | |||||
Overhead | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 |
|---|---|---|---|---|---|
Overhead per uur | 33,80 | 31,50 | 32,31 | 31,54 | 30,93 |
Het tarief in 2024 daalt ten opzichte van 2023. De lasten zijn weliswaar gestegen in 2023 door onder ander indexeringen, maar het aantal productieve uren is relatief harder gestegen ten opzichte van 2023.
Toerekening overhead aan heffingen en tarieven
Het aandeel overhead in de heffingen en tarieven wordt extra comptabel berekend. Conform de uitgangspunten van het BBV is een bedrag per uur gehanteerd als algemeen geldende verdeelsleutel voor overhead. In de paragraaf lokale heffingen wordt de overhead meegenomen bij de berekening van de kostendekkendheid van de tarieven.
De kosten van personeel en goederen en diensten in het primaire proces worden rechtstreeks doorberekend aan de betreffende activiteiten en programma’s.